Votre premier salarié en Espagne : les obligations de l'employeur en 2026, étape par étape — et où en est l'enregistrement du temps de travail

La société existe, les premiers mois se sont mieux passés que le business plan, et arrive le jour où une seule personne ne peut plus tout faire : un restaurant de Costa Adeje qui a besoin d'un second cuisinier, une petite agence de Corralejo qui embauche sa première graphiste, un couple britannique dont l'activité de location saisonnière réclame désormais quelqu'un sur place. Ceux qui ont constitué une SL cette année découvrent que le premier salarié apporte plus de paperasse que la société elle-même — et que l'essentiel doit être fait avant que cette personne ne franchisse la porte.

Cet article parcourt les obligations de l'employeur dans l'ordre où elles apparaissent, de l'immatriculation qui doit exister avant le premier jour de travail jusqu'aux documents qui ne deviennent obligatoires qu'à cinquante salariés. Il lit les règles à la source — le Statut des travailleurs, les règlements de Sécurité sociale, la loi sur la prévention — et dit clairement où en sont, en septembre 2026, deux réformes dont on a beaucoup parlé : la semaine de 37,5 heures et l'enregistrement numérique du temps de travail. Il traite des obligations juridiques ; le coût mensuel d'un salaire, cotisation par cotisation, est un exercice à part pour votre expert-comptable.

Avant le premier jour : l'employeur doit exister pour la Sécurité sociale

On ne devient pas employeur en signant un contrat. Avant le début de l'activité, la société — ou le travailleur indépendant qui embauche — doit demander à la Trésorerie de la Sécurité sociale (la TGSS) son immatriculation comme employeur : le règlement général sur l'immatriculation et l'affiliation, le décret royal 84/1996, en fait une « condition préalable et indispensable » (article 5.1). L'immatriculation attribue le code de compte de cotisation sous lequel chaque salarié sera déclaré et fixe deux choix qui suivront l'entreprise pendant des années : la mutua qui couvrira les accidents du travail et les maladies professionnelles (article 5.2) et la convention collective, dont le code est déclaré dans la demande (article 11.1). Presque tout employeur privé en Espagne relève d'une convention de branche — aux Canaries, généralement la convention provinciale de l'hôtellerie-restauration, du commerce, des bureaux ou du bâtiment — et c'est cette convention, non le Statut, qui fixe le salaire minimum réel du poste, la durée du travail, les catégories et les primes. Identifiez-la avant de rédiger la moindre offre.

Deux autres formalités relèvent de la même semaine. L'ouverture du lieu de travail est notifiée à l'autorité du travail, au préalable ou dans les trente jours qui suivent (arrêté TIN/1071/2010, article 2.1). Et si votre nouveau salarié n'a jamais travaillé en Espagne, l'employeur demande son affiliation au système de Sécurité sociale — son numéro pour la vie — en même temps que la première déclaration (article 24 du règlement).

Vient ensuite la règle qui produit plus de sanctions que toute autre lors d'une première embauche. L'alta du salarié, sa déclaration sous votre compte de cotisation, doit être déposée avant le début du travail — jusqu'à soixante jours calendaires à l'avance (article 32.3.1.º) — et une alta déposée dans les délais prend effet dès le premier jour de travail (article 35.1). L'inverse coûte cher : employer quelqu'un sans avoir demandé l'alta est une infraction grave en matière de Sécurité sociale, punie d'une amende de 3 750 à 12 000 euros par travailleur (loi sur les infractions et sanctions dans l'ordre social, articles 22.2 et 40.1.e), et le salarié est de toute façon réputé déclaré pour les accidents, les maladies professionnelles, le chômage et les soins de santé, le coût retombant sur l'employeur (article 29.2 du règlement). Conservez le justificatif de l'alta pendant quatre ans (article 35.4). Un délai a changé cet été : depuis le 1er août 2026, en vertu du décret royal 643/2026, la baja en fin de contrat et toute modification de données se déclarent dans les six jours calendaires, au lieu de trois.

Le contrat : écrit, à durée indéterminée par défaut, déclaré sous dix jours

Le Statut des travailleurs admet encore le contrat verbal (article 8.1), mais les exceptions avalent la règle. Les contrats à temps partiel, les contrats fijo-discontinuo, les contrats de formation, les contrats de télétravail et tout contrat à durée déterminée de plus de quatre semaines doivent être écrits (article 8.2), chaque partie peut exiger l'écrit à tout moment, et un contrat qui aurait dû être écrit et ne l'est pas est présumé à durée indéterminée et à temps plein, sauf preuve contraire de l'employeur. Pour une première embauche, la réponse pratique est toujours la même : par écrit, sur le modèle officiel du service public de l'emploi, avec une copie signée conservée.

Depuis la réforme du travail de 2021, le contrat est présumé à durée indéterminée (article 15.1). Le contrat à durée déterminée n'existe que pour deux causes, et la cause doit figurer dans le texte : les circonstances de la production — une hausse occasionnelle et imprévisible de l'activité, ou les fluctuations d'une entreprise normale, remplacement des congés compris — pour six mois au maximum, douze si la convention de branche le permet (article 15.2) ; ou le remplacement d'un salarié nommément désigné ayant droit à son poste (article 15.3). Un CDD utilisé pour toute autre chose, et un salarié temporaire toujours non déclaré à la Sécurité sociale une fois écoulé le temps qu'aurait duré une période d'essai, rendent la personne permanente (article 15.4).

La période d'essai doit être convenue par écrit dans les limites de la convention ; à défaut, six mois pour les techniciens diplômés et deux mois pour les autres — trois mois dans les entreprises de moins de vingt-cinq salariés — et un mois au plus dans un CDD de six mois ou moins (article 14.1). La clause est nulle si la personne a déjà exercé les mêmes fonctions dans l'entreprise. Pendant l'essai, chaque partie peut rompre sans préavis ni indemnité, à une exception près : la rupture par l'employeur à l'égard d'une salariée enceinte est nulle, sauf motifs étrangers à la grossesse (article 14.2).

Signer ne clôt pas les formalités. Le contenu de tout contrat, écrit ou non, est communiqué au service public de l'emploi dans les dix jours (article 8.3) — la plateforme Contrat@ — et la copia básica de tout contrat écrit est envoyée à l'agence pour l'emploi même lorsque, comme lors d'une première embauche, il n'y a pas de représentants du personnel à qui la remettre (article 8.4). Si le salarié travaillera de chez lui au moins 30 % de son temps sur une période de trois mois, un accord de télétravail est signé avant le début du télétravail, avec l'inventaire du matériel, les frais compensés par l'entreprise, l'horaire et les règles de disponibilité qu'énumère la loi 10/2021 (articles 1, 6 et 7). Ne pas formaliser par écrit un contrat lorsque c'est exigé est une infraction grave, punie de 751 à 7 500 euros (LISOS, articles 7.1 et 40.1.b).

Une règle est sur le point de changer. Le 8 septembre 2026, le Conseil des ministres a approuvé le décret royal transposant la directive (UE) 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles, quatre ans après l'échéance européenne. D'après le résumé du gouvernement lui-même, les conditions essentielles de la relation devront être remises par écrit au salarié, sous une forme accessible, dès le début ; les salariés dont le contrat en cours ne contient pas ces informations pourront les demander, et l'entreprise disposera de trente jours pour les fournir ; et les travailleurs obtiennent le droit de connaître les systèmes algorithmiques utilisés pour décider de leurs conditions de travail ou de la fin de leur contrat. Le décret entre en vigueur vingt jours après sa publication au Journal officiel, qui n'avait pas encore eu lieu à la rédaction de cet article — un contrat signé cet automne devrait déjà décrire en entier la rémunération, l'horaire, la convention applicable et la période d'essai.

La paie : le salaire minimum 2026, le bulletin et le registre des rémunérations

Le salaire minimum pour 2026 est fixé par le décret royal 126/2026 : 1 221 euros par mois ou 40,70 euros par jour en quatorze versements, que le décret traduit lui-même en un plancher de 17 094 euros par an pour un temps plein (articles 1 et 3). Publié le 19 février, il s'applique depuis le 1er janvier 2026, soit une hausse de 3,1 % sur 2025. Deux conséquences comptent pour un premier employeur. Le minimum est un plancher, pas un salaire : les grilles de la convention se situent généralement au-dessus et, lorsqu'elles ne le font pas, y sont relevées (article 3). Et un salaire à temps partiel se paie au prorata des heures, jamais en dessous du minimum proportionnel (article 1).

Le salaire est versé au moins mensuellement, avec un bulletin de paie sur le modèle officiel ou celui que prévoit la convention (article 29.1 du Statut). Dès le premier salarié, l'entreprise tient aussi un registre des rémunérations — les valeurs moyennes des salaires, compléments et sommes non salariales de tout le personnel, ventilées par sexe et par groupe ou poste (article 28.2 du Statut ; le décret royal 902/2020 dit expressément que toutes les entreprises le tiennent, quelle que soit leur taille). Avec un seul salarié, cela paraît absurde ; c'est pourtant le document qu'un inspecteur réclame. Ce que le bulletin ne montre pas, c'est le coût propre de l'employeur : les cotisations patronales à la Sécurité sociale, payées chaque mois en plus du salaire brut, et la retenue d'impôt sur le revenu prélevée sur le salarié et versée au fisc pour son compte. Les deux relèvent de l'arithmétique de votre conseiller ; les deux doivent être budgétés avant l'offre.

Le temps de travail : quarante heures, l'enregistrement quotidien et l'état du décret numérique

La durée maximale du travail ordinaire est de quarante heures de travail effectif par semaine, en moyenne annuelle (article 34.1 du Statut). Il faut le dire sans détour, car on a beaucoup écrit sur les 37,5 heures : le projet de loi qui aurait réduit le maximum légal a été rejeté par le Congrès le 10 septembre 2025, lorsque les amendements de renvoi au gouvernement ont été adoptés par 178 voix contre 170, et à la date de publication aucun nouveau texte n'a été adopté. Les partenaires du gouvernement ont annoncé qu'ils réessaieraient ; tant qu'une loi n'est pas imprimée au Journal officiel, ce sont quarante heures — et la convention de branche peut en fixer moins, ce qu'elle fait souvent.

Autour de ce chiffre s'appliquent, dès la première semaine, des règles précises : au moins douze heures entre la fin d'une journée et le début de la suivante, et pas plus de neuf heures ordinaires par jour sauf répartition différente prévue par la convention (article 34.3) ; une pause d'au moins quinze minutes lorsque la journée continue dépasse six heures (article 34.4) ; un repos hebdomadaire d'un jour et demi (article 37.1) ; quatorze jours fériés par an, dont deux locaux (article 37.2) ; trente jours calendaires de congés payés, jamais remplaçables par de l'argent (article 38.1) ; un plafond de quatre-vingts heures supplémentaires par an (article 35.2) ; et un calendrier de travail établi chaque année et affiché sur le lieu de travail (article 34.6). Les salariés ont aussi un droit à la déconnexion numérique hors du temps de travail, et l'employeur adopte une politique interne sur son exercice (article 20 bis du Statut ; article 88 de la loi sur la protection des données).

Puis l'enregistrement. Depuis le 12 mai 2019, toute entreprise doit garantir un enregistrement quotidien du temps de travail indiquant l'heure réelle de début et de fin de la journée de chaque salarié, le conserver quatre ans et le tenir à la disposition du salarié, de ses représentants et de l'Inspection du travail (article 34.9). La loi n'impose aucune technologie — papier, tableur et application de pointage sont aujourd'hui tout aussi valables — et l'enregistrement d'un salarié à temps partiel est totalisé chaque mois, avec remise d'une copie avec le bulletin de paie (article 12.4.c). Enfreindre les règles de l'enregistrement est une infraction grave, punie de 751 à 7 500 euros (LISOS, articles 7.5 et 40.1.b), et sans enregistrement fiable l'employeur n'a pas grand-chose pour contester les heures qu'un salarié réclame.

Et l'enregistrement numérique ? Le ministère du Travail a rédigé un projet de décret royal qui exigerait un système numérique interopérable avec accès à distance pour l'Inspection. Le Conseil d'État a rendu un avis défavorable sur le projet en mars 2026, et en juillet les ministères du Travail et de l'Économie ont annoncé qu'un texte révisé reviendrait en septembre. À la rédaction de cet article, rien n'avait été publié au Journal officiel : l'obligation est celle de l'article 34.9, et un enregistrement sur papier ou sur tableur, quotidien, fiable et conservé quatre ans, la respecte. Si le décret est publié, il fixera sa propre période transitoire ; d'ici là, un outil numérique relève de la prudence, non de l'obligation.

Santé et sécurité dès le premier jour

La loi sur la prévention des risques professionnels (loi 31/1995) rattache ses obligations au premier salarié, non à un effectif. L'employeur doit garantir la sécurité et la santé des personnes qu'il emploie (article 14), ce qui suppose en pratique quatre documents et une décision. Les documents : un plan de prévention, une évaluation initiale des risques de chaque poste et la planification des mesures qui en découlent (article 16 — des formats simplifiés sont admis pour les petites entreprises à activité peu risquée, article 16.2 bis) ; la preuve de l'information et de la formation du salarié, dispensées à l'embauche, pendant le temps de travail et aux frais de l'entreprise (articles 18 et 19) ; et l'offre d'une surveillance de la santé périodique par des visites médicales, facultatives pour le salarié sauf dans les cas énumérés par la loi (article 22). Le tout est tenu à la disposition de l'autorité du travail (article 23).

La décision porte sur qui organise la prévention. Un employeur de dix salariés au plus — vingt-cinq au plus avec un seul lieu de travail — peut l'assumer personnellement s'il travaille habituellement dans les locaux et a la compétence qu'exigent les risques (article 30.5) ; sinon, et pour ce qu'il ne peut couvrir, l'entreprise fait appel à un service de prévention externe agréé (article 31). Les amendes sont ici plus élevées que dans tout autre domaine du droit du travail : une infraction grave en matière de prévention coûte de 2 451 à 49 180 euros (LISOS, article 40.2).

La paperasse qui grandit avec l'effectif

Certaines obligations existent dès le premier salarié ; d'autres se déclenchent à cinquante. Dès le premier jour, outre le registre des rémunérations, toute entreprise doit promouvoir des conditions de travail qui évitent le harcèlement sexuel et le harcèlement fondé sur le sexe, y compris en ligne, et disposer de procédures spécifiques pour les prévenir et traiter les plaintes (loi sur l'égalité, article 48.1 ; loi 10/2022, article 12.1) — en pratique un court protocole anti-harcèlement — ainsi que de la politique de déconnexion évoquée plus haut. À cinquante salariés, l'entreprise négocie et enregistre un plan d'égalité (loi sur l'égalité, article 45.2), justifie dans le registre des rémunérations tout écart de 25 % ou plus entre les sexes (article 28.3 du Statut) et met en place un canal interne d'alerte (loi 2/2023, article 10.1.a) ; à plus de cinquante, elle négocie aussi les mesures planifiées pour l'égalité des personnes LGTBI, protocole contre le harcèlement compris (décret royal 1026/2024, article 2). Rien de tout cela ne s'applique à une première embauche, mais une entreprise qui tient des dossiers propres dès le salarié numéro un atteint cinquante sans crise.

Embaucher un travailleur étranger

La plupart des premières embauches dans les îles concernent des étrangers, et la réponse dépend entièrement desquels. Un citoyen d'un pays de l'UE ou de l'EEE, ou de la Suisse, n'a besoin d'aucun permis de travail ; il s'inscrit au Registre central des étrangers dans les trois mois suivant son arrivée (décret royal 240/2007, article 7.5), ce qui lui donne le NIE et le certificat d'enregistrement dont votre paie a besoin. Les Britanniques qui ne vivaient pas en Espagne avant 2021 sont, à cet égard, des ressortissants de pays tiers.

Pour un ressortissant non européen qui se trouve à l'étranger, l'ordre s'inverse : l'autorisation précède la prise d'effet du contrat, et c'est l'employeur qui la demande, contrat à l'appui (loi sur les étrangers, article 36.4). Selon le règlement sur les étrangers, le décret royal 1155/2024, la demande est déposée au bureau des étrangers de la province où se trouve le poste (article 77.1) et doit passer le test de la situation nationale de l'emploi : la profession figure au catalogue trimestriel des métiers en tension que le service public de l'emploi publie pour chaque région — et, dans les provinces insulaires, peut publier île par île — ou l'employeur a diffusé l'offre par le service de l'emploi pendant huit jours et obtenu un certificat attestant qu'aucun candidat adéquat n'était disponible (article 75). Le contrat doit être signé par les deux parties, garantir une activité continue pendant la durée de l'autorisation, respecter la convention applicable et subordonner la date de début à l'autorisation (article 74.1) ; l'employeur doit être à jour de ses obligations fiscales et sociales et prouver les moyens de payer le salaire (articles 74.1 et 76). Le bureau décide dans les trois mois et le silence vaut refus (article 77.6) ; le travailleur obtient ensuite le visa, entre, est déclaré à la Sécurité sociale dans les trois mois suivant l'entrée — l'autorisation est sans effet jusqu'à cette alta — et demande la carte d'identité d'étranger dans le mois qui suit (article 77). L'autorisation initiale dure au plus un an, limitée à la région et à la profession demandées (article 73.4). Deux motifs de refus surprennent les petits employeurs : avoir supprimé les mêmes postes dans les douze mois précédents par des licenciements abusifs ou nuls ou pour motif économique, ou porter une sanction grave en matière d'immigration ou de travail de la même période (article 78.1).

Un ressortissant non européen qui vit déjà en Espagne peut être autorisé à travailler ou non. Les membres de la famille de citoyens, les résidents de longue durée, les titulaires d'autorisations d'arraigo et les conjoints regroupés peuvent être embauchés directement ; un étudiant titulaire d'un séjour d'études de longue durée peut, en général, travailler jusqu'à trente heures par semaine en parallèle de ses études ; un résident non lucratif ne peut pas travailler du tout. Lisez la carte avant l'alta — la Sécurité sociale la vérifie aussi (loi sur les étrangers, article 36.2). Embaucher un étranger sans l'autorisation requise est une infraction très grave, punie de 10 001 à 100 000 euros par travailleur, et l'autorité peut ordonner la fermeture de l'établissement pour six mois à cinq ans (articles 54.1.d, 55.1.c et 55.6 de la loi sur les étrangers).

La liste du premier mois

1. Identifiez la convention collective de l'activité et de la province, et lisez ses grilles de salaires et ses règles d'horaire avant de rédiger l'offre.
2. Immatriculez l'employeur auprès de la TGSS, obtenez le code de compte de cotisation et choisissez la mutua.
3. Notifiez l'ouverture du lieu de travail à l'autorité du travail, avant l'ouverture ou dans les trente jours.
4. Vérifiez le droit du salarié à travailler : certificat d'enregistrement UE et NIE, ou l'autorisation de travail que l'employeur demande d'abord.
5. Demandez le numéro de Sécurité sociale du salarié s'il n'en a jamais eu, et déposez l'alta avant le premier jour.
6. Signez un contrat écrit — à durée indéterminée sauf existence de l'une des deux causes légales — avec une clause d'essai écrite dans les limites légales.
7. Communiquez le contrat au service de l'emploi sous dix jours et envoyez la copia básica.
8. Si le poste est en télétravail à 30 % ou plus, signez l'accord de télétravail avant le début.
9. Tenez l'enregistrement quotidien du temps de travail dès le premier jour, sur n'importe quel support, et conservez-le quatre ans.
10. Commandez ou préparez le plan de prévention, l'évaluation des risques, la preuve de la formation et l'offre de visite médicale.
11. Ouvrez le registre des rémunérations et adoptez la procédure anti-harcèlement et la politique de déconnexion.
12. Établissez et affichez le calendrier de travail ; planifiez les trente jours de congés dès la première année.

Un salarié commence le jour où vous le déclarez, pas le jour où il arrive — et presque toutes les sanctions d'une première embauche viennent d'une formalité accomplie une semaine trop tard plutôt qu'une semaine trop tôt.

Nos avocats en droit du travail préparent le dossier de l'employeur, le contrat et les politiques internes dans votre langue, et se coordonnent avec notre équipe immigration lorsque la personne que vous voulez embaucher n'est pas encore autorisée à travailler — parlez-nous du poste à pourvoir.

Questions fréquentes

Puis-je embaucher quelqu'un en Espagne sans contrat écrit ?

En théorie, le Statut admet le contrat verbal, mais les contrats à temps partiel, de formation et de télétravail et tout CDD de plus de quatre semaines doivent être écrits, et un contrat qui aurait dû l'être est présumé à durée indéterminée et à temps plein. En pratique, le premier contrat est toujours signé par écrit sur le modèle officiel et communiqué au service de l'emploi sous dix jours ; une fois publié le décret de transposition approuvé le 8 septembre 2026, il devra énoncer intégralement les conditions essentielles.

Quand exactement dois-je déclarer mon premier salarié à la Sécurité sociale ?

Avant la première minute de travail : l'alta se dépose avant le début de l'activité et peut l'être jusqu'à soixante jours à l'avance. Un travailleur non déclaré, c'est une amende de 3 750 à 12 000 euros par travailleur, et l'entreprise reste responsable des accidents et des prestations comme si l'alta existait. Depuis le 1er août 2026, la baja et toute modification de données se déclarent dans les six jours calendaires.

L'enregistrement numérique du temps de travail est-il obligatoire en 2026 ?

Non. Toute entreprise tient un enregistrement quotidien des heures de début et de fin de journée de chaque salarié, le conserve quatre ans et le tient à la disposition de l'Inspection, mais la loi n'impose aucune technologie. Le projet de décret qui exigerait un système numérique accessible à distance n'avait pas été publié au Journal officiel à la rédaction de cet article ; s'il l'est, il fixera sa propre période transitoire.

Quel est le salaire minimum en Espagne en 2026 ?

1 221 euros par mois en quatorze versements, soit 17 094 euros par an, selon le décret royal 126/2026, avec effet au 1er janvier 2026. La convention collective fixe généralement un minimum plus élevé pour chaque groupe professionnel, et un salaire à temps partiel est proportionnel aux heures.

Puis-je embaucher un travailleur hors UE pour mon entreprise à Tenerife ou Fuerteventura ?

Oui, mais l'employeur demande d'abord l'autorisation de résidence et de travail, avec le contrat signé, au bureau des étrangers de la province, et le poste doit passer le test de la situation nationale de l'emploi — la profession figure au catalogue régional ou insulaire des métiers en tension, ou le service de l'emploi certifie que personne d'adéquat n'était disponible. Le bureau a trois mois pour décider ; le travailleur entre avec un visa et est déclaré à la Sécurité sociale dans les trois mois suivant son arrivée.

Cet article est une information générale sur le droit espagnol du travail et de l'immigration tel qu'il était à la date de publication, vérifiée sur le Statut des travailleurs, les règlements de Sécurité sociale, la loi sur la prévention, la loi sur les infractions et sanctions dans l'ordre social, le décret royal 126/2026 et le décret royal 1155/2024. Ce n'est pas un conseil sur votre situation particulière : la convention collective de votre activité ajoute ses propres règles, et le décret de transposition approuvé le 8 septembre 2026 modifiera les obligations d'information écrite dès sa publication.