Su primer empleado en España: las obligaciones del empresario en 2026, paso a paso — y en qué punto está el registro horario

La empresa ya existe, los primeros meses han ido mejor que el plan de negocio y llega el día en que una sola persona no puede con todo: un restaurante de Costa Adeje que necesita un segundo cocinero, una pequeña agencia de Corralejo que contrata a su primera diseñadora, una pareja británica cuyo negocio de alquiler vacacional necesita ya a alguien sobre el terreno. Quienes constituyeron una SL este año descubren que el primer empleado trae más papeleo que la propia sociedad — y que casi todo hay que hacerlo antes de que esa persona entre por la puerta.

Este artículo recorre las obligaciones del empresario en el orden en que aparecen, desde la inscripción que tiene que existir antes del primer día de trabajo hasta los documentos que solo son obligatorios a partir de cincuenta empleados. Lee las reglas en sus fuentes — el Estatuto de los Trabajadores, los reglamentos de Seguridad Social, la Ley de Prevención — y dice con claridad en qué punto están, en septiembre de 2026, dos reformas de las que se ha escrito mucho: la jornada de 37,5 horas y el registro horario digital. Trata de las obligaciones legales; el coste mensual de un salario, cotización a cotización, es un ejercicio aparte para su asesor.

Antes del primer día: el empresario tiene que existir para la Seguridad Social

Ser empresario no es una condición que se adquiera firmando un contrato. Antes de iniciar la actividad, la sociedad — o el autónomo que contrata — debe solicitar a la Tesorería General de la Seguridad Social su inscripción como empresario: el Reglamento general de inscripción y afiliación, el Real Decreto 84/1996, lo llama «requisito previo e indispensable» (artículo 5.1). La inscripción asigna el código de cuenta de cotización bajo el que se dará de alta a cada empleado y fija dos elecciones que acompañarán a la empresa durante años: la mutua que cubrirá los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales (artículo 5.2) y el convenio colectivo, cuyo código se declara en la propia solicitud (artículo 11.1). Casi todo empresario privado en España está sujeto a un convenio sectorial — en Canarias, normalmente el provincial de hostelería, comercio, oficinas o construcción — y es ese convenio, no el Estatuto, el que fija el salario mínimo real del puesto, la jornada, las categorías y los complementos. Identifíquelo antes de redactar una sola oferta.

Esa misma semana toca hacer otros dos trámites. La apertura del centro de trabajo se comunica a la autoridad laboral, con carácter previo o dentro de los treinta días siguientes (Orden TIN/1071/2010, artículo 2.1). Y si su nuevo empleado nunca ha trabajado en España, el empresario solicita su afiliación al sistema de la Seguridad Social — su número para toda la vida — junto con la primera alta (artículo 24 del Reglamento).

Después viene la regla que más sanciones produce en una primera contratación. El alta del trabajador en su cuenta de cotización debe solicitarse antes de que empiece a trabajar — puede presentarse hasta sesenta días naturales antes (artículo 32.3.1.º) — y un alta presentada en plazo surte efectos desde el primer día de trabajo (artículo 35.1). Lo contrario sale caro: ocupar a alguien sin haber solicitado el alta es una infracción grave en materia de Seguridad Social, sancionada con entre 3.750 y 12.000 euros por trabajador (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículos 22.2 y 40.1.e), y el trabajador se considera de todos modos en alta a efectos de accidentes, enfermedad profesional, desempleo y asistencia sanitaria, con el coste a cargo del empresario (artículo 29.2 del Reglamento). Conserve el justificante del alta cuatro años (artículo 35.4). Un plazo ha cambiado este verano: desde el 1 de agosto de 2026, por el Real Decreto 643/2026, la baja al terminar el contrato y cualquier variación de datos se comunican en seis días naturales, en lugar de tres.

El contrato: por escrito, indefinido por defecto y comunicado en diez días

El Estatuto de los Trabajadores sigue admitiendo el contrato verbal (artículo 8.1), pero las excepciones se comen la regla. Los contratos a tiempo parcial, los fijos-discontinuos, los formativos, los de trabajo a distancia y cualquier contrato temporal de más de cuatro semanas deben constar por escrito (artículo 8.2), cualquiera de las partes puede exigir la forma escrita en cualquier momento, y un contrato que debía ser escrito y no lo fue se presume indefinido y a jornada completa salvo que el empresario pruebe lo contrario. Para una primera contratación la respuesta práctica es siempre la misma: por escrito, en el modelo oficial del servicio público de empleo, y con una copia firmada guardada.

Desde la reforma laboral de 2021 el contrato se presume indefinido (artículo 15.1). El contrato temporal solo cabe por dos causas, y la causa debe expresarse en el texto: por circunstancias de la producción — un incremento ocasional e imprevisible de la actividad, o las oscilaciones de un negocio normal, incluida la cobertura de las vacaciones — con un máximo de seis meses, ampliables a doce por convenio sectorial (artículo 15.2); o por sustitución de una persona con nombre y apellidos y derecho a reserva del puesto (artículo 15.3). Un contrato temporal usado para cualquier otra cosa, y un trabajador temporal sin alta en la Seguridad Social una vez transcurrido el tiempo que habría durado el periodo de prueba, convierten a la persona en fija (artículo 15.4).

El periodo de prueba debe pactarse por escrito dentro de los límites del convenio; a falta de pacto en convenio, seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto — tres meses en empresas de menos de veinticinco trabajadores — y no más de un mes en un contrato temporal de hasta seis meses (artículo 14.1). El pacto es nulo si la persona ya había desempeñado las mismas funciones en la empresa. Durante la prueba cualquiera de las partes puede desistir sin preaviso ni indemnización, con una excepción: el desistimiento empresarial respecto de una trabajadora embarazada es nulo salvo que concurran motivos ajenos al embarazo (artículo 14.2).

Firmar no es el final del trámite. El contenido de todo contrato, escrito o no, se comunica al servicio público de empleo en los diez días siguientes (artículo 8.3) — la plataforma Contrat@ — y la copia básica de cada contrato escrito se remite a la oficina de empleo también cuando, como en una primera contratación, no hay representantes de los trabajadores a quienes entregarla (artículo 8.4). Si el empleado va a trabajar desde casa al menos el 30 % de su jornada en un periodo de tres meses, se firma un acuerdo de trabajo a distancia antes de empezar, con el inventario de medios, los gastos que la empresa compensa, el horario y las reglas de disponibilidad que enumera la Ley 10/2021 (artículos 1, 6 y 7). No formalizar por escrito un contrato cuando es exigible es infracción grave, con multa de 751 a 7.500 euros (LISOS, artículos 7.1 y 40.1.b).

Una regla está a punto de cambiar. El 8 de septiembre de 2026 el Consejo de Ministros aprobó el real decreto que transpone la Directiva (UE) 2019/1152 sobre condiciones laborales transparentes y previsibles, cuatro años después del plazo europeo. Según el resumen del propio Gobierno, las condiciones esenciales de la relación tendrán que entregarse por escrito y de forma accesible desde el primer momento; las personas con contrato en vigor en el que no conste esa información podrán pedirla, y la empresa dispondrá de treinta días para facilitarla; y se incorpora el derecho a conocer los sistemas algorítmicos que se usen para decidir condiciones de trabajo o la extinción del contrato. El real decreto entra en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE, que aún no se había producido al escribir este artículo — un contrato firmado este otoño ya debería describir por completo el salario, la jornada, el convenio aplicable y el periodo de prueba.

El salario: el SMI de 2026, la nómina y el registro retributivo

El salario mínimo interprofesional de 2026 lo fija el Real Decreto 126/2026: 1.221 euros al mes o 40,70 euros al día, en catorce pagas, lo que el propio real decreto convierte en un suelo de 17.094 euros al año para una jornada completa (artículos 1 y 3). Publicado el 19 de febrero, se aplica desde el 1 de enero de 2026, con una subida del 3,1 % sobre 2025. Dos consecuencias importan a quien contrata por primera vez. El mínimo es un suelo, no un salario: las tablas del convenio suelen estar por encima y, donde no lo están, se elevan hasta él (artículo 3). Y un salario a tiempo parcial se paga a prorrata de las horas, nunca por debajo del mínimo proporcional (artículo 1).

El salario se paga como mucho mensualmente, con un recibo de salarios ajustado al modelo oficial o al que establezca el convenio (artículo 29.1 del Estatuto). Desde el primer empleado la empresa lleva además un registro retributivo — los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales de toda la plantilla, desagregados por sexo y por grupo o puesto (artículo 28.2 del Estatuto; el Real Decreto 902/2020 dice expresamente que lo llevan todas las empresas, sea cual sea su tamaño). Suena absurdo con un solo empleado; es, aun así, el documento que pide un inspector. Lo que la nómina no muestra es el coste propio del empresario: las cuotas empresariales a la Seguridad Social, que se pagan cada mes sobre el salario bruto, y la retención del IRPF que se descuenta al trabajador y se ingresa en Hacienda por su cuenta. Ambas son aritmética para su asesor; ambas hay que presupuestarlas antes de hacer la oferta.

La jornada: cuarenta horas, el registro diario y en qué punto está el decreto digital

La duración máxima de la jornada ordinaria es de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (artículo 34.1 del Estatuto). Conviene decirlo sin rodeos, porque sobre las 37,5 horas se ha escrito mucho: el proyecto de ley que habría reducido el máximo legal fue rechazado por el Congreso el 10 de septiembre de 2025, cuando las enmiendas de devolución al Gobierno prosperaron por 178 votos frente a 170, y en la fecha de publicación no se ha aprobado ningún texto nuevo. Los socios del Gobierno han anunciado que lo intentarán de nuevo; hasta que una ley se publique en el BOE, son cuarenta horas — y el convenio sectorial puede fijar menos, y a menudo lo hace.

Alrededor de esa cifra hay reglas que se aplican desde la primera semana: al menos doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, y no más de nueve horas ordinarias al día salvo que el convenio distribuya el tiempo de otro modo (artículo 34.3); una pausa de al menos quince minutos cuando la jornada diaria continuada supera las seis horas (artículo 34.4); un descanso semanal de día y medio (artículo 37.1); catorce festivos al año, dos de ellos locales (artículo 37.2); treinta días naturales de vacaciones retribuidas, no sustituibles por dinero (artículo 38.1); un tope de ochenta horas extraordinarias al año (artículo 35.2); y un calendario laboral elaborado cada año y expuesto en el centro de trabajo (artículo 34.6). Las personas trabajadoras tienen además derecho a la desconexión digital fuera de su tiempo de trabajo, y el empresario elabora una política interna sobre cómo se ejerce (artículo 20 bis del Estatuto; artículo 88 de la Ley de Protección de Datos).

Y el registro. Desde el 12 de mayo de 2019 toda empresa debe garantizar el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo (artículo 34.9). La ley no impone ninguna tecnología — papel, una hoja de cálculo y una aplicación de fichaje son hoy igual de válidos — y el registro de un trabajador a tiempo parcial se totaliza mensualmente, con entrega de copia junto con la nómina (artículo 12.4.c). Incumplir las normas del registro es infracción grave, con multa de 751 a 7.500 euros (LISOS, artículos 7.5 y 40.1.b), y sin un registro fiable el empresario tiene poco con que desvirtuar las horas que reclame un trabajador.

¿Y el registro digital? El Ministerio de Trabajo redactó un proyecto de real decreto que exigiría un sistema digital interoperable con acceso remoto para la Inspección. El Consejo de Estado dictaminó desfavorablemente el proyecto en marzo de 2026, y en julio los ministerios de Trabajo y de Economía anunciaron que el texto volvería revisado en septiembre. Al escribir este artículo no se había publicado nada en el BOE: la obligación es la del artículo 34.9, y un registro en papel o en hoja de cálculo que sea diario, fiable y se conserve cuatro años la cumple. Si el real decreto se publica, fijará su propio plazo de adaptación; hasta entonces, una herramienta digital es prudencia, no obligación.

Prevención de riesgos desde el primer día

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (Ley 31/1995) vincula sus obligaciones al primer empleado, no a un número de plantilla. El empresario debe garantizar la seguridad y la salud de las personas a su servicio (artículo 14), lo que en la práctica supone cuatro documentos y una decisión. Los documentos: un plan de prevención, la evaluación inicial de riesgos de cada puesto y la planificación de las medidas que se derivan de ella (artículo 16 — se admiten formatos simplificados en empresas pequeñas de actividades de bajo riesgo, artículo 16.2 bis); la constancia de la información y la formación del trabajador, impartida al contratarlo, dentro de la jornada y a cargo de la empresa (artículos 18 y 19); y el ofrecimiento de la vigilancia de la salud mediante reconocimientos periódicos, voluntarios para el trabajador salvo en los casos que la ley enumera (artículo 22). Todo ello se conserva a disposición de la autoridad laboral (artículo 23).

La decisión es quién organiza la prevención. Un empresario con hasta diez trabajadores — hasta veinticinco si la empresa tiene un único centro de trabajo — puede asumirla personalmente si desarrolla de forma habitual su actividad en el centro y tiene la capacidad que exigen los riesgos (artículo 30.5); en otro caso, y para lo que no pueda cubrir, la empresa concierta un servicio de prevención ajeno acreditado (artículo 31). Las multas son aquí más altas que en ningún otro ámbito laboral: una infracción grave en prevención se sanciona con entre 2.451 y 49.180 euros (LISOS, artículo 40.2).

El papeleo que crece con la plantilla

Algunas obligaciones existen desde el primer empleado; otras se activan a los cincuenta. Desde el primer día, además del registro retributivo, toda empresa debe promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo, también en el ámbito digital, y contar con procedimientos específicos para prevenirlos y dar cauce a las denuncias (Ley de Igualdad, artículo 48.1; Ley 10/2022, artículo 12.1) — en la práctica, un protocolo breve de acoso — junto con la política de desconexión ya mencionada. A los cincuenta empleados la empresa negocia y registra un plan de igualdad (Ley de Igualdad, artículo 45.2), justifica en el registro retributivo cualquier diferencia del 25 % o más entre sexos (artículo 28.3 del Estatuto) y pone en marcha un canal interno de denuncias (Ley 2/2023, artículo 10.1.a); con más de cincuenta negocia además las medidas planificadas para la igualdad de las personas LGTBI, con su protocolo frente al acoso (Real Decreto 1026/2024, artículo 2). Nada de esto se aplica a una primera contratación, pero la empresa que lleva los registros limpios desde el empleado número uno llega a los cincuenta sin crisis.

Contratar a un trabajador extranjero

La mayoría de las primeras contrataciones en las islas son de extranjeros, y la respuesta depende por completo de qué extranjeros. Un ciudadano de un país de la UE o del EEE, o de Suiza, no necesita autorización de trabajo; se inscribe en el Registro Central de Extranjeros en los tres meses siguientes a su llegada (Real Decreto 240/2007, artículo 7.5), lo que le da el NIE y el certificado de registro que su nómina necesita. Los británicos que no residían en España antes de 2021 son, a estos efectos, nacionales de un tercer país.

Para un nacional no comunitario que está en el extranjero la secuencia se invierte: la autorización va antes de que el contrato surta efectos, y es el empresario quien la solicita, acompañando el contrato (Ley de Extranjería, artículo 36.4). Con el Reglamento de Extranjería, el Real Decreto 1155/2024, la solicitud se presenta en la oficina de extranjería de la provincia donde está el puesto (artículo 77.1) y debe superar la situación nacional de empleo: la ocupación figura en el catálogo trimestral de ocupaciones de difícil cobertura que el servicio público de empleo publica para cada comunidad autónoma — y, en las provincias insulares, puede publicar isla por isla — o el empresario ha gestionado la oferta a través del servicio de empleo durante ocho días y ha obtenido el certificado de que no había candidatos adecuados (artículo 75). El contrato debe estar firmado por ambas partes, garantizar una actividad continuada durante la vigencia de la autorización, ajustarse al convenio aplicable y condicionar la fecha de inicio a la eficacia de la autorización (artículo 74.1); el empresario debe estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social y acreditar medios para pagar el salario (artículos 74.1 y 76). La oficina resuelve en tres meses y el silencio es negativo (artículo 77.6); el trabajador obtiene después el visado, entra, se da de alta en la Seguridad Social en los tres meses siguientes a su entrada — la autorización no es eficaz hasta ese alta — y solicita la tarjeta de identidad de extranjero en el mes siguiente (artículo 77). La autorización inicial dura como máximo un año, limitada a la comunidad autónoma y a la ocupación solicitadas (artículo 73.4). Dos causas de denegación sorprenden a los pequeños empresarios: haber amortizado los mismos puestos en los doce meses anteriores mediante despidos improcedentes o nulos o por causas económicas, o arrastrar una sanción grave de extranjería o laboral de ese mismo periodo (artículo 78.1).

Un nacional no comunitario que ya vive en España puede estar autorizado a trabajar o no. Los familiares de ciudadanos, los residentes de larga duración, los titulares de autorizaciones de arraigo y los cónyuges reagrupados pueden contratarse directamente; un estudiante con autorización de estancia de larga duración puede, en general, trabajar hasta treinta horas semanales compatibles con sus estudios; un residente no lucrativo no puede trabajar en absoluto. Lea la tarjeta antes del alta — la Seguridad Social también la comprueba (Ley de Extranjería, artículo 36.2). Contratar a un extranjero sin la autorización exigida es infracción muy grave, con multa de 10.001 a 100.000 euros por trabajador, y la autoridad puede acordar la clausura del establecimiento de seis meses a cinco años (artículos 54.1.d, 55.1.c y 55.6 de la Ley de Extranjería).

La lista del primer mes

1. Identifique el convenio colectivo de la actividad y la provincia, y lea sus tablas salariales y su jornada antes de redactar la oferta.
2. Inscriba al empresario en la Tesorería, obtenga el código de cuenta de cotización y elija la mutua.
3. Comunique la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral, antes de abrir o en los treinta días siguientes.
4. Compruebe el derecho a trabajar del empleado: certificado de registro de la UE y NIE, o la autorización de trabajo que el empresario solicita primero.
5. Solicite el número de la Seguridad Social del empleado si nunca lo tuvo y presente el alta antes del primer día.
6. Firme un contrato escrito — indefinido salvo que exista una de las dos causas legales — con un periodo de prueba pactado por escrito dentro de los límites legales.
7. Comunique el contrato al servicio de empleo en diez días y remita la copia básica.
8. Si el puesto es a distancia en un 30 % o más de la jornada, firme el acuerdo de trabajo a distancia antes de empezar.
9. Lleve el registro diario de jornada desde el primer día, en el soporte que sea, y consérvelo cuatro años.
10. Encargue o prepare el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la constancia de la formación y el ofrecimiento del reconocimiento médico.
11. Abra el registro retributivo y adopte el procedimiento frente al acoso y la política de desconexión.
12. Elabore y exponga el calendario laboral; planifique los treinta días de vacaciones desde el primer año.

Un empleado empieza el día en que usted lo da de alta, no el día en que llega — y casi todas las sanciones de una primera contratación nacen de un trámite hecho una semana tarde en vez de una semana antes.

Nuestros abogados laboralistas preparan el expediente del empresario, el contrato y las políticas internas en su idioma, y se coordinan con nuestro equipo de extranjería cuando la persona a la que quiere contratar aún no puede trabajar — cuéntenos qué puesto necesita cubrir.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contratar a alguien en España sin contrato escrito?

En teoría el Estatuto admite el contrato verbal, pero los contratos a tiempo parcial, los formativos, los de trabajo a distancia y cualquier temporal de más de cuatro semanas deben ser escritos, y un contrato que debía serlo se presume indefinido y a jornada completa. En la práctica el primer contrato se firma siempre por escrito en el modelo oficial y se comunica al servicio de empleo en diez días; cuando se publique el real decreto de transposición aprobado el 8 de septiembre de 2026, deberá recoger íntegramente las condiciones esenciales.

¿Cuándo tengo que dar de alta a mi primer empleado en la Seguridad Social?

Antes del primer minuto de trabajo: el alta se presenta antes del inicio de la actividad y puede presentarse hasta sesenta días antes. Un trabajador sin alta supone una multa de 3.750 a 12.000 euros por trabajador, y la empresa sigue respondiendo de accidentes y prestaciones como si el alta existiera. Desde el 1 de agosto de 2026 la baja y las variaciones de datos se comunican en seis días naturales.

¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026?

No. Toda empresa lleva un registro diario del inicio y el fin de la jornada de cada persona, lo conserva cuatro años y lo tiene a disposición de la Inspección, pero la ley no impone ninguna tecnología. El proyecto de real decreto que exigiría un sistema digital con acceso remoto no se había publicado en el BOE al escribir este artículo; si se publica, fijará su propio plazo de adaptación.

¿Cuál es el salario mínimo en España en 2026?

1.221 euros al mes en catorce pagas, o 17.094 euros al año, según el Real Decreto 126/2026, con efectos desde el 1 de enero de 2026. El convenio colectivo suele fijar un mínimo superior para cada grupo profesional, y un salario a tiempo parcial es proporcional a las horas.

¿Puedo contratar a un trabajador de fuera de la UE para mi negocio en Tenerife o Fuerteventura?

Sí, pero el empresario solicita primero la autorización de residencia y trabajo, con el contrato firmado, en la oficina de extranjería de la provincia, y el puesto debe superar la situación nacional de empleo: la ocupación está en el catálogo regional o insular de ocupaciones de difícil cobertura, o el servicio de empleo certifica que no había nadie adecuado disponible. La oficina tiene tres meses para resolver; el trabajador entra con visado y se da de alta en la Seguridad Social en los tres meses siguientes a su llegada.

Este artículo es información general sobre el derecho laboral y de extranjería español tal como estaba en la fecha de publicación, verificada en el Estatuto de los Trabajadores, los reglamentos de Seguridad Social, la Ley de Prevención, la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, el Real Decreto 126/2026 y el Real Decreto 1155/2024. No es asesoramiento sobre su situación concreta: el convenio colectivo de su actividad añade reglas propias, y el real decreto de transposición aprobado el 8 de septiembre de 2026 cambiará los deberes de información escrita en cuanto se publique.