Il primo dipendente in Spagna: gli obblighi del datore di lavoro nel 2026, passo dopo passo — e a che punto è la registrazione dell'orario

La società esiste, i primi mesi sono andati meglio del business plan e arriva il giorno in cui una persona sola non basta più: un ristorante di Costa Adeje che ha bisogno di un secondo cuoco, una piccola agenzia di Corralejo che assume la sua prima designer, una coppia britannica il cui affitto turistico ha ormai bisogno di qualcuno sul posto. Chi ha costituito una SL quest'anno scopre che il primo dipendente porta più burocrazia della società stessa — e che quasi tutto va fatto prima che quella persona entri dalla porta.

Questo articolo percorre gli obblighi del datore di lavoro nell'ordine in cui nascono, dall'iscrizione che deve esistere prima del primo giorno di lavoro fino ai documenti che diventano obbligatori solo a cinquanta dipendenti. Legge le regole alla fonte — lo Statuto dei Lavoratori, i regolamenti di Sicurezza Sociale, la legge sulla prevenzione — e dice con chiarezza a che punto sono, a settembre 2026, due riforme di cui si è scritto molto: la settimana di 37,5 ore e la registrazione digitale dell'orario. Tratta degli obblighi giuridici; il costo mensile di uno stipendio, contributo per contributo, è un esercizio a parte per il vostro commercialista.

Prima del primo giorno: il datore di lavoro deve esistere per la Sicurezza Sociale

Datore di lavoro non si diventa firmando un contratto. Prima di iniziare l'attività, la società — o l'autonomo che assume — deve chiedere alla Tesoreria della Sicurezza Sociale (la TGSS) la propria iscrizione come datore di lavoro: il regolamento generale su iscrizione e affiliazione, il Regio Decreto 84/1996, la definisce «requisito previo e indispensabile» (articolo 5.1). L'iscrizione assegna il codice di conto contributivo sotto il quale verrà registrato ogni dipendente e fissa due scelte che accompagneranno l'impresa per anni: la mutua che coprirà infortuni sul lavoro e malattie professionali (articolo 5.2) e il contratto collettivo, il cui codice si dichiara nella domanda stessa (articolo 11.1). Quasi ogni datore di lavoro privato in Spagna è vincolato da un contratto collettivo di settore — nelle Canarie di norma quello provinciale della ristorazione, del commercio, degli uffici o dell'edilizia — ed è quel contratto, non lo Statuto, a fissare il minimo salariale reale della mansione, l'orario, le categorie e le indennità. Individuatelo prima di redigere una sola offerta.

Nella stessa settimana vanno fatti altri due adempimenti. L'apertura del centro di lavoro si comunica all'autorità del lavoro, in via preventiva o entro i trenta giorni successivi (Ordine TIN/1071/2010, articolo 2.1). E se il nuovo dipendente non ha mai lavorato in Spagna, il datore di lavoro ne chiede l'affiliazione al sistema di Sicurezza Sociale — il suo numero per tutta la vita — insieme alla prima registrazione (articolo 24 del regolamento).

Poi viene la regola che genera più sanzioni di qualsiasi altra in una prima assunzione. L'alta del lavoratore, la registrazione sotto il vostro conto contributivo, va presentata prima che il lavoro cominci — fino a sessanta giorni di calendario prima (articolo 32.3.1.º) — e un'alta presentata in tempo ha effetto dal primo giorno di lavoro (articolo 35.1). Il contrario costa caro: impiegare qualcuno senza aver chiesto l'alta è un'infrazione grave in materia di Sicurezza Sociale, punita con una multa da 3.750 a 12.000 euro per lavoratore (Legge sulle infrazioni e sanzioni nell'ordine sociale, articoli 22.2 e 40.1.e), e il lavoratore è considerato comunque registrato ai fini di infortuni, malattie professionali, disoccupazione e assistenza sanitaria, con il costo a carico del datore di lavoro (articolo 29.2 del regolamento). Conservate la ricevuta dell'alta per quattro anni (articolo 35.4). Un termine è cambiato quest'estate: dal 1º agosto 2026, con il Regio Decreto 643/2026, la baja alla fine del contratto e ogni variazione di dati si comunicano entro sei giorni di calendario invece di tre.

Il contratto: scritto, a tempo indeterminato per default, comunicato in dieci giorni

Lo Statuto dei Lavoratori ammette ancora il contratto verbale (articolo 8.1), ma le eccezioni si mangiano la regola. I contratti part-time, i fijo-discontinuo, quelli formativi, quelli di lavoro a distanza e qualsiasi contratto a termine di durata superiore a quattro settimane devono essere scritti (articolo 8.2), ciascuna parte può esigere la forma scritta in qualsiasi momento, e un contratto che doveva essere scritto e non lo è si presume a tempo indeterminato e a tempo pieno salvo prova contraria del datore di lavoro. Per una prima assunzione la risposta pratica è sempre la stessa: per iscritto, sul modello ufficiale del servizio pubblico per l'impiego, con una copia firmata conservata.

Dalla riforma del lavoro del 2021 il contratto si presume a tempo indeterminato (articolo 15.1). Il contratto a termine esiste solo per due cause, e la causa deve essere indicata nel testo: le circostanze della produzione — un aumento occasionale e imprevedibile dell'attività, o le oscillazioni di un'impresa normale, copertura delle ferie compresa — per un massimo di sei mesi, dodici se il contratto collettivo di settore lo consente (articolo 15.2); oppure la sostituzione di un lavoratore indicato per nome con diritto alla conservazione del posto (articolo 15.3). Un contratto a termine usato per qualsiasi altra cosa, e un lavoratore a termine ancora non registrato alla Sicurezza Sociale una volta trascorso il tempo che sarebbe durato un periodo di prova, rendono la persona stabile (articolo 15.4).

Il periodo di prova va pattuito per iscritto entro i limiti del contratto collettivo; in mancanza, sei mesi per i tecnici laureati e due mesi per tutti gli altri — tre mesi nelle imprese con meno di venticinque dipendenti — e non più di un mese in un contratto a termine fino a sei mesi (articolo 14.1). La clausola è nulla se la persona ha già svolto le stesse mansioni per l'impresa. Durante la prova ciascuna parte può recedere senza preavviso né indennità, con un'eccezione: il recesso del datore di lavoro nei confronti di una lavoratrice incinta è nullo salvo che ricorrano motivi estranei alla gravidanza (articolo 14.2).

Firmare non chiude la pratica. Il contenuto di ogni contratto, scritto o no, va comunicato al servizio pubblico per l'impiego entro dieci giorni (articolo 8.3) — la piattaforma Contrat@ — e la copia básica di ogni contratto scritto va inviata all'ufficio del lavoro anche quando, come in una prima assunzione, non ci sono rappresentanti dei lavoratori a cui consegnarla (articolo 8.4). Se il dipendente lavorerà da casa per almeno il 30 % del suo orario in un periodo di tre mesi, prima di iniziare si firma un accordo di lavoro a distanza, con l'inventario dei mezzi, le spese che l'impresa rimborsa, l'orario e le regole di reperibilità elencate dalla Legge 10/2021 (articoli 1, 6 e 7). Non formalizzare per iscritto un contratto quando è obbligatorio è un'infrazione grave, con multa da 751 a 7.500 euro (LISOS, articoli 7.1 e 40.1.b).

Una regola sta per cambiare. L'8 settembre 2026 il Consiglio dei Ministri ha approvato il regio decreto che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1152 sulle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili, quattro anni dopo il termine europeo. Secondo la sintesi del governo stesso, le condizioni essenziali del rapporto dovranno essere consegnate al dipendente per iscritto e in forma accessibile fin dall'inizio; chi ha un contratto in corso privo di quelle informazioni potrà chiederle, e l'impresa avrà trenta giorni per fornirle; e i lavoratori acquisiscono il diritto di conoscere i sistemi algoritmici usati per decidere le loro condizioni di lavoro o la fine del contratto. Il decreto entra in vigore venti giorni dopo la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale, che al momento di scrivere non era ancora avvenuta — un contratto firmato quest'autunno dovrebbe già descrivere per intero retribuzione, orario, contratto collettivo applicabile e periodo di prova.

La retribuzione: il salario minimo 2026, la busta paga e il registro retributivo

Il salario minimo per il 2026 è fissato dal Regio Decreto 126/2026: 1.221 euro al mese o 40,70 euro al giorno in quattordici mensilità, che il decreto stesso traduce in una soglia di 17.094 euro l'anno per un tempo pieno (articoli 1 e 3). Pubblicato il 19 febbraio, si applica dal 1º gennaio 2026, con un aumento del 3,1 % sul 2025. Due conseguenze contano per chi assume per la prima volta. Il minimo è una soglia, non uno stipendio: le tabelle del contratto collettivo di norma stanno sopra e, dove non lo fanno, vengono alzate fino ad essa (articolo 3). E uno stipendio part-time si paga in proporzione alle ore, mai sotto il minimo proporzionale (articolo 1).

Lo stipendio si paga almeno mensilmente, con una busta paga sul modello ufficiale o su quello previsto dal contratto collettivo (articolo 29.1 dello Statuto). Dal primo dipendente l'impresa tiene anche un registro retributivo — i valori medi di stipendi, indennità e percezioni non salariali di tutto il personale, disaggregati per sesso e per gruppo o mansione (articolo 28.2 dello Statuto; il Regio Decreto 902/2020 dice espressamente che lo tengono tutte le imprese, qualunque sia la dimensione). Con un solo dipendente suona assurdo; è comunque il documento che un ispettore chiede. Ciò che la busta paga non mostra è il costo proprio del datore di lavoro: i contributi aziendali alla Sicurezza Sociale, pagati ogni mese sopra lo stipendio lordo, e la ritenuta d'imposta trattenuta al lavoratore e versata al fisco per suo conto. Entrambi sono aritmetica per il vostro consulente; entrambi vanno messi a budget prima dell'offerta.

L'orario: quaranta ore, la registrazione giornaliera e a che punto è il decreto digitale

La durata massima dell'orario ordinario è di quaranta ore settimanali di lavoro effettivo in media annua (articolo 34.1 dello Statuto). Vale la pena dirlo senza giri di parole, perché sulle 37,5 ore si è scritto molto: il disegno di legge che avrebbe ridotto il massimo legale è stato respinto dal Congresso il 10 settembre 2025, quando gli emendamenti di rinvio al governo sono passati con 178 voti contro 170, e alla data di pubblicazione nessun nuovo testo è stato approvato. I partner di governo hanno annunciato che ci riproveranno; finché una legge non sarà stampata nella Gazzetta, sono quaranta ore — e il contratto collettivo di settore può fissarne meno, e spesso lo fa.

Intorno a quella cifra ci sono regole che si applicano dalla prima settimana: almeno dodici ore tra la fine di una giornata e l'inizio della successiva, e non più di nove ore ordinarie al giorno salvo che il contratto collettivo distribuisca il tempo diversamente (articolo 34.3); una pausa di almeno quindici minuti quando la giornata continuata supera le sei ore (articolo 34.4); un riposo settimanale di un giorno e mezzo (articolo 37.1); quattordici festività l'anno, due delle quali locali (articolo 37.2); trenta giorni di calendario di ferie retribuite, mai sostituibili con denaro (articolo 38.1); un tetto di ottanta ore straordinarie l'anno (articolo 35.2); e un calendario di lavoro redatto ogni anno ed esposto nel centro di lavoro (articolo 34.6). I dipendenti hanno inoltre diritto alla disconnessione digitale fuori dall'orario di lavoro, e il datore di lavoro adotta una politica interna su come si esercita (articolo 20 bis dello Statuto; articolo 88 della legge sulla protezione dei dati).

Poi la registrazione. Dal 12 maggio 2019 ogni impresa deve garantire la registrazione giornaliera dell'orario, con l'ora effettiva di inizio e fine della giornata di ciascun dipendente, conservarla per quattro anni e tenerla a disposizione del lavoratore, dei suoi rappresentanti e dell'Ispettorato del lavoro (articolo 34.9). La legge non impone alcuna tecnologia — carta, un foglio di calcolo e un'app di timbratura sono oggi ugualmente validi — e la registrazione di un dipendente part-time si totalizza mensilmente, con consegna di copia insieme alla busta paga (articolo 12.4.c). Violare le regole della registrazione è un'infrazione grave, con multa da 751 a 7.500 euro (LISOS, articoli 7.5 e 40.1.b), e senza una registrazione affidabile il datore di lavoro ha ben poco per contestare le ore che un dipendente rivendica.

E la registrazione digitale? Il Ministero del Lavoro ha redatto uno schema di regio decreto che imporrebbe un sistema digitale interoperabile con accesso remoto per l'Ispettorato. Il Consiglio di Stato ha dato parere sfavorevole allo schema a marzo 2026, e a luglio i ministeri del Lavoro e dell'Economia hanno annunciato che un testo rivisto sarebbe tornato a settembre. Al momento di scrivere questo articolo nulla era stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale: l'obbligo è quello dell'articolo 34.9, e una registrazione su carta o su foglio di calcolo che sia giornaliera, affidabile e conservata quattro anni lo rispetta. Se il decreto verrà pubblicato, fisserà il proprio periodo transitorio; fino ad allora uno strumento digitale è prudenza, non obbligo.

Salute e sicurezza dal primo giorno

La legge sulla prevenzione dei rischi sul lavoro (Legge 31/1995) lega i suoi obblighi al primo dipendente, non a un numero di organico. Il datore di lavoro deve garantire la sicurezza e la salute delle persone che impiega (articolo 14), il che in pratica significa quattro documenti e una decisione. I documenti: un piano di prevenzione, una valutazione iniziale dei rischi di ogni mansione e la pianificazione delle misure che ne derivano (articolo 16 — per le piccole imprese con attività a basso rischio sono ammessi formati semplificati, articolo 16.2 bis); la prova dell'informazione e formazione del dipendente, data all'assunzione, in orario di lavoro e a spese dell'impresa (articoli 18 e 19); e l'offerta di una sorveglianza sanitaria periodica con visite mediche, volontaria per il dipendente salvo nei casi elencati dalla legge (articolo 22). Tutto va tenuto a disposizione dell'autorità del lavoro (articolo 23).

La decisione riguarda chi organizza la prevenzione. Un datore di lavoro con fino a dieci dipendenti — fino a venticinque con un unico centro di lavoro — può assumerla personalmente se lavora abitualmente nei locali e ha la competenza che i rischi richiedono (articolo 30.5); altrimenti, e per ciò che non può coprire, l'impresa incarica un servizio di prevenzione esterno accreditato (articolo 31). Le multe qui sono più alte che in qualsiasi altro ambito del diritto del lavoro: un'infrazione grave in materia di prevenzione costa da 2.451 a 49.180 euro (LISOS, articolo 40.2).

La burocrazia che cresce con l'organico

Alcuni obblighi esistono dal primo dipendente; altri scattano a cinquanta. Dal primo giorno, oltre al registro retributivo, ogni impresa deve promuovere condizioni di lavoro che evitino le molestie sessuali e le molestie per ragione di sesso, anche online, e avere procedure specifiche per prevenirle e dare corso alle denunce (Legge sulla parità, articolo 48.1; Legge 10/2022, articolo 12.1) — in pratica un breve protocollo contro le molestie — insieme alla politica di disconnessione citata sopra. A cinquanta dipendenti l'impresa negozia e registra un piano di parità (Legge sulla parità, articolo 45.2), giustifica nel registro retributivo qualsiasi divario del 25 % o più tra i sessi (articolo 28.3 dello Statuto) e istituisce un canale interno di segnalazione (Legge 2/2023, articolo 10.1.a); con più di cinquanta negozia anche le misure pianificate per la parità delle persone LGTBI, con un protocollo contro le molestie (Regio Decreto 1026/2024, articolo 2). Nulla di tutto ciò riguarda una prima assunzione, ma l'impresa che tiene i registri in ordine dal dipendente numero uno arriva a cinquanta senza crisi.

Assumere un lavoratore straniero

La maggior parte delle prime assunzioni nelle isole riguarda stranieri, e la risposta dipende interamente da quali stranieri. Un cittadino di un paese UE o SEE, o della Svizzera, non ha bisogno di alcun permesso di lavoro; si iscrive al Registro centrale degli stranieri entro tre mesi dall'arrivo (Regio Decreto 240/2007, articolo 7.5), il che gli dà il NIE e il certificato di registrazione di cui la vostra busta paga ha bisogno. I britannici che non vivevano in Spagna prima del 2021 sono, a questi effetti, cittadini di un paese terzo.

Per un cittadino extra-UE che si trova all'estero la sequenza si inverte: l'autorizzazione viene prima che il contratto produca effetti, ed è il datore di lavoro a chiederla, con il contratto allegato (Legge sugli stranieri, articolo 36.4). Con il regolamento sugli stranieri, il Regio Decreto 1155/2024, la domanda si presenta all'ufficio stranieri della provincia in cui si trova il posto (articolo 77.1) e deve superare la prova della situazione nazionale dell'impiego: la professione figura nel catalogo trimestrale delle professioni di difficile copertura che il servizio pubblico per l'impiego pubblica per ciascuna regione — e, nelle province insulari, può pubblicare isola per isola — oppure il datore di lavoro ha gestito l'offerta tramite il servizio per l'impiego per otto giorni e ha ottenuto un certificato che nessun candidato idoneo era disponibile (articolo 75). Il contratto deve essere firmato da entrambe le parti, garantire un'attività continuativa per la durata dell'autorizzazione, rispettare il contratto collettivo applicabile e condizionare la data di inizio all'autorizzazione (articolo 74.1); il datore di lavoro deve essere in regola con fisco e Sicurezza Sociale e provare i mezzi per pagare lo stipendio (articoli 74.1 e 76). L'ufficio decide entro tre mesi e il silenzio vale come rifiuto (articolo 77.6); il lavoratore ottiene poi il visto, entra, viene registrato alla Sicurezza Sociale entro tre mesi dall'ingresso — l'autorizzazione non ha effetto finché non c'è quell'alta — e chiede la carta d'identità per stranieri entro un mese da essa (articolo 77). L'autorizzazione iniziale dura al massimo un anno, limitata alla regione e alla professione richieste (articolo 73.4). Due cause di rifiuto colgono di sorpresa i piccoli datori di lavoro: aver soppresso gli stessi posti nei dodici mesi precedenti con licenziamenti illegittimi o nulli o per motivi economici, o portarsi dietro una sanzione grave in materia di stranieri o di lavoro dello stesso periodo (articolo 78.1).

Un cittadino extra-UE che vive già in Spagna può essere autorizzato a lavorare o no. I familiari di cittadini, i residenti di lungo periodo, i titolari di autorizzazioni di arraigo e i coniugi ricongiunti possono essere assunti direttamente; uno studente con permesso di soggiorno per studi di lunga durata può, in generale, lavorare fino a trenta ore settimanali compatibili con gli studi; un residente non lucrativo non può lavorare affatto. Leggete la carta prima dell'alta — anche la Sicurezza Sociale la controlla (Legge sugli stranieri, articolo 36.2). Assumere uno straniero senza l'autorizzazione richiesta è un'infrazione gravissima, con multa da 10.001 a 100.000 euro per lavoratore, e l'autorità può disporre la chiusura dei locali da sei mesi a cinque anni (articoli 54.1.d, 55.1.c e 55.6 della Legge sugli stranieri).

La lista del primo mese

1. Individuate il contratto collettivo dell'attività e della provincia e leggete le sue tabelle salariali e l'orario prima di redigere l'offerta.
2. Iscrivete il datore di lavoro alla TGSS, ottenete il codice di conto contributivo e scegliete la mutua.
3. Comunicate l'apertura del centro di lavoro all'autorità del lavoro, prima dell'apertura o entro trenta giorni.
4. Verificate il diritto del dipendente a lavorare: certificato di registrazione UE e NIE, oppure l'autorizzazione al lavoro che il datore di lavoro chiede per primo.
5. Chiedete il numero di Sicurezza Sociale del dipendente se non l'ha mai avuto e presentate l'alta prima del primo giorno.
6. Firmate un contratto scritto — a tempo indeterminato salvo che esista una delle due cause legali — con un periodo di prova scritto entro i limiti di legge.
7. Comunicate il contratto al servizio per l'impiego entro dieci giorni e inviate la copia básica.
8. Se la mansione è a distanza per il 30 % o più dell'orario, firmate l'accordo di lavoro a distanza prima di iniziare.
9. Tenete la registrazione giornaliera dell'orario dal primo giorno, su qualsiasi supporto, e conservatela quattro anni.
10. Commissionate o preparate il piano di prevenzione, la valutazione dei rischi, la prova della formazione e l'offerta della visita medica.
11. Aprite il registro retributivo e adottate la procedura contro le molestie e la politica di disconnessione.
12. Redigete ed esponete il calendario di lavoro; pianificate i trenta giorni di ferie fin dal primo anno.

Un dipendente comincia il giorno in cui lo registrate, non il giorno in cui arriva — e quasi ogni sanzione di una prima assunzione nasce da un adempimento fatto una settimana in ritardo invece che una settimana in anticipo.

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Domande frequenti

Posso assumere qualcuno in Spagna senza contratto scritto?

In teoria lo Statuto ammette il contratto verbale, ma i contratti part-time, formativi e di lavoro a distanza e qualsiasi contratto a termine oltre le quattro settimane devono essere scritti, e un contratto che doveva esserlo si presume a tempo indeterminato e a tempo pieno. In pratica il primo contratto si firma sempre per iscritto sul modello ufficiale e si comunica al servizio per l'impiego entro dieci giorni; una volta pubblicato il decreto di recepimento approvato l'8 settembre 2026, dovrà contenere per intero le condizioni essenziali.

Quando esattamente devo registrare il mio primo dipendente alla Sicurezza Sociale?

Prima del primo minuto di lavoro: l'alta si presenta prima dell'inizio dell'attività e può essere presentata fino a sessanta giorni prima. Un lavoratore non registrato significa una multa da 3.750 a 12.000 euro per lavoratore, e l'impresa resta responsabile per infortuni e prestazioni come se l'alta esistesse. Dal 1º agosto 2026 la baja e ogni variazione di dati si comunicano entro sei giorni di calendario.

La registrazione digitale dell'orario è obbligatoria nel 2026?

No. Ogni impresa tiene una registrazione giornaliera di inizio e fine della giornata di ciascun dipendente, la conserva quattro anni e la tiene a disposizione dell'Ispettorato, ma la legge non impone alcuna tecnologia. Lo schema di decreto che imporrebbe un sistema digitale con accesso remoto non era stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale al momento di scrivere; se lo sarà, fisserà il proprio periodo transitorio.

Qual è il salario minimo in Spagna nel 2026?

1.221 euro al mese in quattordici mensilità, ossia 17.094 euro l'anno, in base al Regio Decreto 126/2026, con effetto dal 1º gennaio 2026. Il contratto collettivo fissa di norma un minimo più alto per ciascun gruppo professionale, e uno stipendio part-time è proporzionale alle ore.

Posso assumere un lavoratore extra-UE per la mia attività a Tenerife o Fuerteventura?

Sì, ma il datore di lavoro chiede prima l'autorizzazione di residenza e lavoro, con il contratto firmato, all'ufficio stranieri della provincia, e il posto deve superare la prova della situazione nazionale dell'impiego — la professione è nel catalogo regionale o insulare delle professioni di difficile copertura, oppure il servizio per l'impiego certifica che nessuno di idoneo era disponibile. L'ufficio ha tre mesi per decidere; il lavoratore entra con il visto e viene registrato alla Sicurezza Sociale entro tre mesi dall'arrivo.

Questo articolo è un'informazione generale sul diritto del lavoro e dell'immigrazione spagnolo quale era alla data di pubblicazione, verificata sullo Statuto dei Lavoratori, sui regolamenti di Sicurezza Sociale, sulla legge sulla prevenzione, sulla Legge sulle infrazioni e sanzioni nell'ordine sociale, sul Regio Decreto 126/2026 e sul Regio Decreto 1155/2024. Non è una consulenza sulla vostra situazione concreta: il contratto collettivo della vostra attività aggiunge regole proprie, e il decreto di recepimento approvato l'8 settembre 2026 cambierà gli obblighi di informazione scritta non appena pubblicato.