Condizioni di lavoro trasparenti: le informazioni che ogni datore di lavoro in Spagna deve consegnare prima del primo giorno, dal 5 ottobre 2026 (Regio Decreto 723/2026)

Un ristorante di Corralejo, a Fuerteventura, ha assunto un cameriere per le stagioni invernali, con un contratto fijo-discontinuo — a tempo indeterminato ma intermittente — che comincia giovedì 15 ottobre 2026. Finora, gli elementi essenziali che mancavano nel suo contratto scritto potevano arrivargli fino a due mesi dopo il primo giorno. Questa volta no. Il 15 settembre la Gazzetta ufficiale dello Stato ha pubblicato il Regio Decreto 723/2026, che si applica da lunedì 5 ottobre 2026: l'elenco di ciò che il datore di lavoro deve comunicare per iscritto al dipendente passa da nove a diciassette voci, e tutto deve essere nelle mani del dipendente prima che il lavoro cominci. Anche la cuoca che lavora nella stessa cucina dal 2019 ci guadagna qualcosa: dal 5 ottobre può chiedere le stesse informazioni e deve riceverle entro trenta giorni lavorativi. Questa nota legge il decreto articolo per articolo — chi riguarda, che cosa deve dire il documento, come si consegna e si prova, che cosa succede a chi è già in organico e quanto costa una violazione. Le citazioni sono in spagnolo, con la lettura in italiano.

Che cosa cambia il 5 ottobre 2026

Lo Statuto dei Lavoratori impone da tempo al datore di lavoro, in ogni rapporto di durata superiore a quattro settimane, di informare per iscritto il dipendente degli elementi essenziali del contratto quando non figurano già in un contratto scritto, en los términos y plazos que se establezcan reglamentariamente — nei termini e nelle scadenze stabiliti in via regolamentare (articolo 8.5). Per ventotto anni quel regolamento è stato il Regio Decreto 1659/1998. Il nuovo decreto lo abroga (disposizione abrogativa unica) e ne prende il posto, e con esso la Spagna recepisce — parzialmente, come dice il decreto stesso (seconda disposizione finale) — la Direttiva (UE) 2019/1152 relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili, il cui termine per gli Stati membri scadeva il 1º agosto 2022 (articolo 21.1 della direttiva). Entra in vigore venti giorni dopo la pubblicazione (quarta disposizione finale), cioè il 5 ottobre 2026.

Il termine è il cambiamento che ogni datore di lavoro sentirà. Il vecchio decreto consentiva che l'informazione arrivasse en el plazo de dos meses a contar desde la fecha de comienzo de la relación laboral — entro due mesi dalla data di inizio del rapporto di lavoro (articolo 6.1); il nuovo la esige con carácter previo al inicio de la relación laboral — prima dell'inizio del rapporto di lavoro (articolo 7.1). Alla direttiva stessa sarebbero bastati una settimana per le condizioni di base e un mese per il resto, contati dal primo giorno di lavoro (articolo 5.1); la Spagna ha scelto la regola più severa.

Chi riguarda

Il decreto si applica a tutte le imprese e a tutti i lavoratori che rientrano nello Statuto dei Lavoratori (articolo 2.1), e il suo capitolo generale ai rapporti di durata superiore a quattro settimane (articolo 2.2), la soglia che lo Statuto già usava. Non fa eccezioni per dimensione: un'impresa con un solo dipendente deve lo stesso documento di una catena alberghiera. I dipendenti pubblici sono inclusi, con le particolarità della loro legislazione (articolo 2.6), e altri due capitoli riguardano i pescatori e la gente di mare delle navi battenti bandiera spagnola, i cui contratti sono sempre scritti, qualunque ne sia la durata (articoli 10.1 e 13.1).

I rapporti di lavoro speciali sono coperti en los términos previstos en sus normas específicas — nei termini previsti dalle loro norme specifiche — e in ogni caso quando quelle norme rinviano espressamente allo Statuto o lo applicano in via suppletiva (articolo 2.5). Questo conta per una famiglia. La famiglia che impiega in casa una persona per le pulizie, una badante o un giardiniere è datore di lavoro ai sensi del decreto sul lavoro domestico, il Regio Decreto 1620/2011, che già riconosce al lavoratore il diritto a questa informazione quando non figura in un contratto scritto e aggiunge tre voci proprie: le retribuzioni in natura, i tempi di presenza concordati e il loro compenso, e il regime dei pernottamenti (articolo 5.4). Quell'articolo rinvia ancora per nome al decreto del 1998, oggi abrogato; poiché il decreto sul lavoro domestico applica le norme comuni del lavoro dove non ne ha di proprie (articolo 3.b), la lettura prudente è che anche una famiglia deve ora il nuovo elenco.

Le diciassette voci

L'articolo 3.2 le elenca dalla a) alla q). Lette per gruppi, il documento deve indicare:

• Chi, quando e dove. L'identità delle parti; la data di inizio e, in un contratto a termine, la data di fine o la durata prevedibile; la sede legale dell'impresa, il luogo di lavoro, la sede a cui è assegnato chi lavora a distanza e, se del caso, il fatto che il lavoro si svolge in più luoghi o in luoghi mobili, o che il dipendente può scegliere liberamente il luogo.
• La mansione. Il contenuto della prestazione e il gruppo o la categoria professionale, con una descrizione abbastanza precisa da far capire in che cosa consiste il lavoro. In un contratto a termine, anche la identificación precisa de la causa habilitante de dicha contratación, las circunstancias concretas que la justifican y su conexión con la duración prevista del contrato — l'identificazione precisa della causa che consente quel contratto, le circostanze concrete che la giustificano e il loro collegamento con la durata prevista: le stesse tre cose che lo Statuto richiede perché un contratto a termine sia giustificato (articolo 15.1).
• La retribuzione. La paga base e ogni indennità, indicate separatamente, con la periodicità e il metodo di pagamento; e, per la parte variabile, come si calcola e quali criteri ne determinano la spettanza.
• L'orario di lavoro. L'orario giornaliero, settimanale e annuale e la sua distribuzione, precisando se in tutto o in parte è lavoro notturno o a turni; quando e come orario e turni possono essere modificati; che cosa è stato concordato sugli straordinari e sul loro compenso; la durata delle ferie e come se ne fissano le date. Quando l'orario è distribuito in modo irregolare nell'anno, il documento aggiunge las horas y los días de referencia en los que la empresa puede exigir la prestación de servicios — le ore e i giorni di riferimento in cui l'impresa può esigere la prestazione — insieme al preavviso minimo prima dell'inizio di un incarico e prima della sua cancellazione e, in un contratto fijo-discontinuo, i periodi di attività e di inattività, o una loro stima.
• Prova e formazione. La durata concreta e le condizioni del periodo di prova, quando è pattuito, e il diritto alla formazione fornita dall'impresa.
• Parità e politiche aziendali. Se all'impresa si applica un piano di parità e quale, la sua politica di conciliazione quando va oltre il minimo di legge, il protocollo contro le molestie sessuali e le molestie fondate sul sesso e, se l'impresa ne ha uno, il suo piano di misure per la parità delle persone LGTBI.
• La fine del contratto. La procedura di cessazione, con i suoi requisiti formali e i termini di preavviso che ciascuna parte deve rispettare.
• Il contratto collettivo. Il suo codice, la data di pubblicazione nel bollettino ufficiale, il periodo di validità e, se del caso, il fatto che è scaduto e continua ad applicarsi — la sua ultraactividad.
• Sicurezza Sociale. L'ente che l'impresa ha scelto per coprire i suoi rischi (in pratica la mutua), gli eventuali miglioramenti volontari delle prestazioni pubbliche e i piani pensionistici promossi per il personale, con i contributi versati.
• Le modifiche. I casi in cui la mansione, il gruppo, la retribuzione o l'orario potrebbero essere modificati, e la procedura da seguire.

Due voci completano l'elenco: al lavoratore somministrato da un'agenzia per il lavoro vengono comunicate l'impresa utilizzatrice e la causa di ogni missione, e a ogni lavoratore vengono comunicati i sistemi automatizzati descritti più sotto.

Non tutto deve essere scritto per esteso. Per la paga base e le sue indennità, l'orario, gli straordinari, le ferie, il periodo di prova, la formazione, la procedura di cessazione e la Sicurezza Sociale, il documento può semplicemente rinviare alla legge, al regolamento o al contratto collettivo che li disciplina, siempre que dicha referencia sea precisa y permita identificar claramente las disposiciones aplicables — purché il rinvio sia preciso e consenta di individuare chiaramente le disposizioni applicabili (articolo 3.3). Il resto va scritto per esteso, tra cui le parti, le date, il luogo, la mansione e il suo gruppo, la causa di un contratto a termine, il calcolo della parte variabile, la distribuzione irregolare dell'orario, i documenti sulla parità, il contratto collettivo stesso e i sistemi automatizzati.

La riga sugli algoritmi

Una voce non ha precedenti nel vecchio elenco: La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones — l'esistenza di sistemi algoritmici o automatizzati di decisione (articolo 3.2.k). Quando un sistema del genere è usato per fissare o modificare condizioni di lavoro — gli esempi del decreto stesso sono l'orario e la sua distribuzione, l'assegnazione dei compiti, le retribuzioni, la progressione professionale, il luogo di lavoro e la cessazione del contratto —, l'informazione deve comprendere las pautas, criterios y reglas de funcionamiento — le sue linee guida, i suoi criteri e le sue regole di funzionamento.

Finora lo Statuto dava un'informazione di questo tipo soltanto al comitato aziendale, che ha diritto di conoscere los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial — i parametri, le regole e le istruzioni su cui si basano gli algoritmi o i sistemi di intelligenza artificiale — quando incidono su decisioni relative alle condizioni di lavoro o all'occupazione (articolo 64.4.d). In un'impresa senza rappresentanti dei lavoratori, lo Statuto non dava quel diritto a nessuno. Dal 5 ottobre spetta a ogni dipendente, anche nell'impresa più piccola. Il preambolo del decreto fonda la regola sul regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, il Regolamento (UE) 2024/1689.

Il decreto non definisce questi sistemi. Secondo la nostra lettura dei suoi esempi, un prospetto dei turni che un responsabile compila a mano su un foglio di calcolo non lo è; un programma che assegna i turni, distribuisce i compiti o valuta il rendimento con regole proprie lo è. Il ristorante o l'agenzia di locazione che usa uno strumento del genere dovrebbe poter descrivere, in un paragrafo, che cosa decide lo strumento e con quali criteri.

Prima del primo giorno, e in una forma che l'impresa possa provare

Nulla obbliga l'impresa a produrre un documento a parte. L'obbligo è adempiuto quando l'informazione figura già nel contratto scritto in possesso del dipendente, e solo ciò che il contratto tralascia deve essere fornito, in uno o più documenti scritti (articoli 3.1 e 6.1). In pratica significa un contratto più lungo oppure un contratto con una scheda informativa allegata, consegnato prima del primo turno.

Il formato è libero, a tre condizioni. L'informazione può viaggiare su carta o in formato elettronico, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, que se pueda almacenar e imprimir y que la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción — purché sia accessibile al lavoratore, si possa conservare e stampare e l'impresa conservi la prova della trasmissione o della ricezione (articolo 6.2). Un'e-mail con il documento allegato o un portale del personale che registra il download corrisponde a queste parole; qualunque sia il canale, il criterio è lo stesso: il dipendente può conservare e stampare il documento, e l'impresa può dimostrare che è stato inviato o ricevuto. Su carta, una copia datata e firmata dal dipendente per ricevuta è la prova più semplice. Per un dipendente con disabilità l'impresa deve assicurare che l'informazione sia accessibile e comprensibile (articolo 6.3).

Sulla lingua il decreto tace per il documento generale; chiede lo spagnolo e l'inglese soltanto nei modelli di contratto dei pescatori e della gente di mare (seconda disposizione aggiuntiva). Per un gruppo di lavoro la cui prima lingua non è lo spagnolo, una traduzione di lavoro accanto all'originale spagnolo è prudenza, non un requisito del testo.

Il modello è arrivato. Il servizio pubblico per l'impiego aveva venti giorni dalla pubblicazione del decreto per mettere a disposizione sul suo sito un modello di documento informativo (prima disposizione aggiuntiva), e all'inizio di ottobre 2026 lo ha fatto: un modulo di sette pagine, in spagnolo e nelle lingue coufficiali, che segue l'elenco dell'articolo 3 e aggiunge le sezioni per il lavoro all'estero; si scarica dalla pagina del servizio sui modelli di contratto. Il decreto non aveva lasciato che nessuno lo aspettasse: La puesta a disposición del modelo de documento informativo no condicionará la exigibilidad de las obligaciones de información previstas en este real decreto — la messa a disposizione del modello di documento informativo non condiziona l'esigibilità degli obblighi di informazione previsti da questo regio decreto. Nulla nel decreto rende obbligatorio l'uso del modello.

Le modifiche seguono la stessa logica. Ogni modifica delle voci dell'elenco va comunicata per iscritto lo antes posible y, a más tardar, el día en que el cambio surta efecto — il prima possibile e, al più tardi, il giorno in cui la modifica ha effetto (articoli 5.1 e 7.3); il vecchio decreto concedeva un mese da quella data (articolo 6.3). Non serve un nuovo documento quando a cambiare è la legge o il contratto collettivo a cui il documento rinviava (articolo 5.2). E nulla di tutto questo sostituisce le formalità proprie dello Statuto: i contratti che devono essere scritti, la copia di base per i rappresentanti dei lavoratori e la procedura per modificare un contratto restano come erano (articolo 8).

Il lavoro all'estero

Chi deve lavorare all'estero per più di quattro settimane consecutive riceve, prima di partire, un secondo livello di informazione: il paese o i paesi, la durata, la valuta della retribuzione, i compensi in denaro o in natura con le spese, le indennità e i vantaggi legati al lavoro all'estero, e se è previsto il rimpatrio e a quali condizioni (articoli 4.1, 4.3 e 7.2). Per il lavoratore distaccato in un altro Stato dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo nell'ambito di una prestazione transnazionale di servizi, l'elenco aggiunge la retribuzione a cui ha diritto secondo la legge dello Stato ospitante, le regole sul rimborso di viaggio, vitto e alloggio, e il link al sito ufficiale nazionale dello Stato ospitante in materia di distacco (articolo 4.1.f).

Chi è già in organico

Il decreto non obbliga l'impresa a ridocumentare tutto il personale il 5 ottobre. Per i rapporti già in corso a quella data funziona su richiesta: l'impresa deve dare l'informazione al dipendente che la chiede en el plazo de treinta días hábiles a partir de la recepción de la solicitud y siempre que no obrara ya en su poder — entro trenta giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta, e sempre che non sia già in suo possesso (disposizione transitoria unica). La richiesta copre l'elenco dell'articolo 3, l'informazione sul lavoro all'estero per chi era già partito, e le modifiche fatte prima del 5 ottobre; ogni modifica successiva a quella data va comunicata con la nuova regola, al più tardi il giorno in cui ha effetto.

Due note pratiche. Il decreto non fissa una forma per la richiesta: al dipendente conviene quindi farla per iscritto e conservarne la data, e all'impresa annotare il giorno in cui ogni richiesta arriva. E non dice come si contano i giorni lavorativi tra un'impresa e il suo dipendente; l'impresa che risponde entro trenta giorni di calendario non dovrà mai discuterne. Nella cucina di Corralejo, il contratto del 2019 della cuoca conterrà una parte dell'elenco; quello che può chiedere è il resto — il codice e le date del contratto collettivo, come possono cambiare i suoi turni, la mutua, i documenti su parità e molestie, qualunque sistema che le assegni le ore.

Quanto costa una violazione

Non informare per iscritto il dipendente sobre los elementos esenciales del contrato y las principales condiciones de ejecución de la prestación laboral, en los términos y plazos establecidos reglamentariamente — sugli elementi essenziali del contratto e sulle principali condizioni di esecuzione della prestazione, nei termini e nelle scadenze stabiliti in via regolamentare — è un'infrazione lieve (Legge sulle infrazioni e sanzioni nell'ordine sociale, articolo 6.4), punita con una multa da 70 a 750 € (articolo 40.1.a). Non va confusa con la mancata stipula per iscritto di un contratto che deve essere scritto, che è un'infrazione grave punita con una multa da 751 a 7.500 € (articoli 7.1 e 40.1.b).

La multa è bassa. Il documento conta di più come traccia scritta, per l'impresa stessa, di ciò che è stato pattuito sull'orario, sulla parte variabile e sulla causa di un contratto a termine.

La lista di controllo del datore di lavoro

• Modelli di contratto. Confrontate ogni modello con le diciassette voci dell'articolo 3.2 e decidete che cosa va nel contratto e che cosa in una scheda informativa allegata.
• Prima del primo giorno. Consegnate il documento prima che il lavoro cominci e conservate la prova: una copia firmata e datata, o la registrazione della consegna elettronica.
• Il contratto collettivo. Tenete a portata di mano il suo codice, la data di pubblicazione nel bollettino e il periodo di validità: il decreto ora chiede tutte e tre le cose.
• Software. Elencate gli strumenti che assegnano i turni, distribuiscono i compiti o valutano il rendimento, e annotate che cosa decide ciascuno e con quali criteri.
• Il personale in forza. Preparate il documento per chi è già assunto e annotate il giorno in cui arriva ogni richiesta: i trenta giorni lavorativi decorrono da allora.
• Le modifiche. Comunicate per iscritto ogni modifica al più tardi il giorno in cui ha effetto.

Dal 5 ottobre la domanda non è più soltanto se un contratto è stato firmato, ma se il dipendente è stato informato — per iscritto, prima del primo giorno, e in un modo che l'impresa possa provare.

L'obbligo di informazione è un pezzo di una pratica più ampia: l'iscrizione alla Sicurezza Sociale, il contratto e la sua comunicazione, il registro dell'orario e i documenti di prevenzione sono descritti nella nostra guida al primo dipendente, e la società che assume nella nostra nota sulla costituzione di una SL. Il nostro team di diritto del lavoro degli studi di Costa Adeje e di Corralejo esamina i modelli di contratto alla luce del nuovo elenco e prepara il documento informativo, in spagnolo e nella lingua del vostro personale; la consulenza è a pagamento e viene preventivata in anticipo. Il servizio è descritto nella nostra pagina di diritto del lavoro, e la pagina dei contatti riporta gli orari di entrambi gli studi.

Domande frequenti

Sono stato assunto prima del 5 ottobre 2026. Posso chiedere questa informazione al mio datore di lavoro?

Sì. Per i rapporti già in corso quando il decreto si applica, l'impresa deve dare l'informazione al dipendente che la chiede, entro trenta giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta, salvo che sia già in suo possesso. Fate la richiesta per iscritto e conservatene la data. Le modifiche delle vostre condizioni intervenute dal 5 ottobre in poi devono esservi comunicate per iscritto al più tardi il giorno in cui hanno effetto, senza bisogno di richiesta.

Basta il contratto di lavoro, o all'impresa serve un documento a parte?

Il contratto basta se contiene tutto l'elenco. L'obbligo è adempiuto quando l'informazione figura già nel contratto scritto in possesso del dipendente; ciò che il contratto tralascia deve essere fornito in uno o più documenti scritti prima che il lavoro cominci. Diverse voci — l'orario, le ferie, il periodo di prova, la paga base — possono essere coperte da un rinvio preciso alla legge o al contratto collettivo.

L'informazione può essere inviata per e-mail o tramite un'app?

Sì, purché il dipendente possa accedervi, conservarla e stamparla, e l'impresa conservi la prova che è stata inviata o ricevuta. Su carta, una copia datata e firmata dal dipendente ha la stessa funzione. Il servizio pubblico per l'impiego ha pubblicato un modello di documento, ma l'obbligo si applicava già prima che il modello esistesse e non dipende da esso.

I dipendenti devono essere informati del software che pianifica i turni o assegna il lavoro?

Devono essere informati che esistono sistemi algoritmici o automatizzati di decisione. Quando un sistema del genere è usato per decidere condizioni di lavoro (orario, compiti, retribuzione, progressione, luogo di lavoro o fine del contratto), devono ricevere anche le sue linee guida, i suoi criteri e le sue regole di funzionamento. Il decreto non definisce questi sistemi; uno strumento che si limita a registrare ciò che decide un responsabile non è, secondo la nostra lettura, uno di essi.

Abbiamo in casa una badante. Il decreto si applica a una famiglia?

Il lavoro domestico è un rapporto speciale con un decreto proprio, il Regio Decreto 1620/2011, che già obbliga il datore di lavoro a dare questa informazione quando non figura in un contratto scritto, insieme alle retribuzioni in natura, ai tempi di presenza concordati e al regime dei pernottamenti. Rinvia ancora al decreto del 1998, oggi abrogato; poiché applica le norme comuni del lavoro dove non ne ha di proprie, la lettura prudente è che il nuovo elenco si applichi ora anche alle famiglie.

Questo articolo è un'informazione generale al 2 ottobre 2026, non una consulenza su un contratto specifico; i testi citati sono il Regio Decreto 723/2026 del 9 settembre (Gazzetta ufficiale dello Stato del 15 settembre 2026), il Regio Decreto 1659/1998, che esso abroga, lo Statuto dei Lavoratori, il Regio Decreto 1620/2011, la Legge sulle infrazioni e sanzioni nell'ordine sociale e la Direttiva (UE) 2019/1152. Il contratto collettivo della vostra attività può aggiungere regole proprie; una consulenza con il nostro team di diritto del lavoro è un servizio a pagamento.